Missão, Visão e Competências

Missão:

A missão do Arquivo é participar e dar parecer na tomada de decisão sobre todas as ações que estejam relacionadas com a gestão da informação, independentemente do seu suporte e coordenar a vertente prática de execução dessas ações, zelando assim pela salvaguarda da documentação produzida e/ou recebida pelos serviços camarários.

Visão:

O Arquivo Municipal de Ponta Delgada pretende, a par de uma cada vez maior e melhor divulgação do seu arquivo histórico através de eventos culturais ou partir da disponibilização online, assumir um papel cada vez mais ativo ao nível da gestão da informação em ambiente eletrónico, implementando boas práticas, desde a produção do documento, contribuindo assim para uma melhoria dos serviços prestados ao cidadão não só presencialmente como também à distância.

Competências:

Arquivo corrente

Compete ao Arquivo Municipal desenvolver, implementar e assegurar ações que visem garantir a salvaguarda da informação desde o momento da sua produção.

Nesse âmbito consideram-se as seguintes competências:

a) Numa visão de melhoria contínua acompanhar e atualizar as versões do modelo de gestão por processos implementado na Câmara Municipal, nomeadamente, a Lista Consolidada.

b) Promover ações de sensibilização para a importância da responsabilização dos serviços no trabalho conjunto para uma eficaz gestão da informação;

c) Promover ações de formação que contribuam para a melhoria das operações de registo, classificação, tramitação e arquivamento de processos;

d) Conceber documentos normativos que definam estratégias que visam normalizar e uniformizar práticas e procedimentos como planos e manuais;

e) Promover e reforçar a política de acondicionamento bem como a descrição das Unidades de Instalação conforme o Manual de implementação do Plano de classificação;

f) Promover a desmaterialização dos processos;

g) Fomentar uma uniforme comunicação entre serviços e plataformas informáticas

h) definir no momento da produção a avaliação, seleção, conservação e/ou eliminação dos processos de negócio de acordo com os prazos estipulados na Portaria em vigor. Atualmente trata-se da Portaria nº112/2023 de 27 de abril;

i) Garantir a integridade e longevidade da documentação independentemente do seu suporte, elaborando planos de preservação digital;

j) Garantir que as condições ambientais obedecem aos requisitos exigidos para salvaguarda da documentação nas diferentes fases do ciclo de vida;

k) Prestar apoio técnico quando solicitado pelos serviços camarários ou por entidades externas;

Arquivo histórico

Numa vertente mais cultural compete ao Arquivo Municipal:

a) Promover a recolha de documentação original considerada de interesse para a história municipal, nacional ou internacional, por compra, depósito, doação, incorporação, legado ou reintegração, de acordo com a legislação em vigor; Promover atividades educativas que contribuam para uma cidadania ativa;

b) Promover a realização de visitas, exposições e outros eventos com o propósito de divulgar a memória do Concelho;

c) Garantir as condições físicas e ambientais imprescindíveis para a manutenção dos documentos;

d) Disponibilizar e facultar o acesso aos documentos de acordo com a Lei em vigor;

e) Com o recurso às novas tecnologias da informação, proporcionar o acesso à informação aos utilizadores em qualquer lugar.

O regulamento do Arquivo Municipal está neste momento a ser revisto.

Regulamento do Arquivo Municipal de Ponta Delgada